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Mercoledì, 15 Dicembre 2021 09:00

Organizzare il lavoro - il lavoro organizzato - 2ª parte



Continua la nostra rubrica sul tema dell’organizzazione del lavoro, spostando il focus sulle procedure organizzative; vediamo come i vantaggi della predisposizione di procedure standardizzate, vengono solitamente vanificati dall’eccessivo irrigidimento che causano nella struttura aziendale.


Di esempi virtuosi ne potremmo fare a decine, ma non è questo il nostro obiettivo. Certe premesse è bene però tenerle sempre in considerazione, per non perdere la visione d’insieme fondamentale per le scelte organizzative che si rendono necessarie ogni giorno.

Quindi persone giuste e motivate al posto giusto. Ma poi, anche queste, debbono essere seguite e guidate affinché operino in modo coerente con gli obiettivi di efficienza e produttività richiesti dal management.

Il modello di business lo decidono gli Imprenditori o i loro Dirigenti apicali; il modello organizzativo deve invece “calare meno dall’alto”, vi debbono poter concorrere — a nostro avviso — anche i Quadri intermedi ed i Responsabili di funzione.

Stabilire procedure astratte, non legate alla realtà operativa che dovrebbero regolare, è l’errore più grande (e più frequente, credetemi) che si possa fare. Spesso, ad onor del vero, all’insuccesso di queste, concorrono anche delle concause esterne legate — solo per fare esempi, non in senso negativo —  all’eccessiva burocratizzazione imposta dalle certificazioni di qualità, alle procedure relative alla sicurezza, etc.

Ecco dove serve quella che definiamo “visione d’insieme”.
La sicurezza è una priorità assoluta, ovvio; quindi — prima di metter giù qualsiasi procedura organizzativa — analizziamo sempre se gli obblighi imposti dalle norme specifiche non possano integrare anche, seppur indirettamente, semplificazioni operative.
Esempio pratico: le lavorazioni svolte nel reparto X richiedono una pausa obbligatoria ogni ora; ecco disciplinata indirettamente la gestione della pausa caffè/toilette/telefono/sigaretta (quest’ultima, meglio di no, se possibile); semmai sarà necessario organizzare al meglio gli spazi e le “dotazioni di prossimità” (distributori di bevande, accessi esterni, etc.), necessarie.
Se ci pensate, ve ne verranno in mente decine, credetemi!

Ed ancora: le procedure di qualità richiedono un monitoraggio costante di determinate informazioni, per redigere report periodici, verbali di non conformità, e qualsiasi altra documentazione prevista dalle stesse. Adottare quindi una reportistica integrata che consenta la rilevazione di tutte le informazioni necessarie, anche sotto il profilo produttivo, oltre che qualitativo, sarebbe sicuramente una scelta vincente; (se sapeste quante volte, all’interno di un’Azienda di medie dimensioni,  lo stesso dato viene rilevato, acquisito ed utilizzato in modi totalmente diversi e disconnessi, restereste stupefatti!).

Dunque, chi si occupa di organizzazione/gestione aziendale, deve agire anche e spesso come “ottimizzatore” (figura già presente in diversi contesti professionali tra cui, le produzioni televisive e cinematografiche) con uno sguardo a 360°, ossia una visione d’insieme, che guarda in modo chiaro agli obiettivi, non rinunciando alla collaborazione e agli stimoli dei colleghi e collaboratori, cosciente del fatto che ogni procedura comporta possibili irrigidimenti ed ha riflessi inevitabili sulla vita aziendale, nella sua complessità.


Massimo Martino
Consulente del Lavoro, si occupa da sempre di Amministrazione e Gestione delle risorse umane. Ha anche significative esperienze come Manager, sempre nel settore dei servizi alle imprese, che sono un valore aggiunto per i nostri clienti.



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