Tecnologie per gli eventi: 14 trend per il 2014

I rapidi progressi della tecnologia investono ogni ambito della vita quotidiana: ogni giorno migliaia di nuove idee, nuove app, nuovi strumenti vengono lanciati sul mercato.

Il mondo degli eventi può beneficiare dell’innovazione tecnologica per migliorare, semplificare e rendere più efficaci i propri processi organizzativi e gestionali, ma anche per offrire a delegati e partecipanti un’esperienza di evento integrata, coinvolgente, interattiva.

A raccontare i 14 trend della tecnologia che il prossimo anno avranno un impatto sulla progettazione e organizzazione di eventi è un articolo di Corbin Ball, noto esperto di tecnologia applicata a meeting ed eventi, intitolato 14 Meetings Technology Trends to Watch for 2014. Event Report ne propone una versione tradotta e sintetizzata.

Ecco i 14 trend indicati da Corbin Ball:

1. Il crowdsourcing sarà ampiamente utilizzato
Il crowdsourcing è il processo attraverso cui si ottengono servizi, idee, risposte o contenuti da un ampio gruppo di persone, generalmente una community online, invece che dai fornitori tradizionali, con evidenti benefici di costo e di varietà di contributi. Gli strumenti per il crowdsourcing online saranno utilizzati in molti modi: per co-creare eventi e i loro contenuti, recensirli, finanziarli e promuoverli, perfino per trovare le camere dei delegati. Le app per sondaggi e votazioni (una sorta di crowdsourcing) possono essere utilizzate durante l’evento per avere feedback immediati e prendere decisioni in tempo reale.

2. I computer “indossabili” cominceranno a fare breccia
Quello in cui viviamo sarà il decennio in cui i computer diventeranno indossabili: Google Glass, smartwatch (gli orologi “intelligenti”), bracciali e altri tipi di dispositivi portatili saranno utilizzati per navigare, fare networking, fruire della realtà aumentata. Negli eventi saranno utilizzati dai delegati per orientarsi nelle sedi fieristiche e congressuali, per prendere appunti, votare, collegarsi in videoconferenza e fare site inspection virtuali. I dispositivi di riconoscimento facciale aiuteranno a ricordare il nome di colleghi che non si incontravano da tempo, gli speaker avranno teleprompter indossabili.

3. Non ci sarà evento senza una propria app
Oggi si può avere la app del proprio evento con un budget che varia da zero (con gli strumenti gratuiti online) a 30mila euro, scegliendo fra un’ampia varietà di soluzioni, livelli di sofisticazione e brandizzazione. Le app forniscono ai partecipanti un’esperienza migliore rispetto ai tradizionali programmi cartacei grazie a agende personalizzabili, giochi, video, integrazione con i social media, strumenti per lo scambio di contatti e l’identificazione degli altri partecipanti e così via. Chi non avrà un’app per il proprio evento rimarrà indietro.

4. Grandi aziende e associazioni utilizzeranno app multi-evento
Chi organizza o promuove molti eventi, come le grandi aziende o le associazioni, non può più permettersi di sviluppare una app specifica per ogni singolo evento. Gli sviluppatori stanno cominciando quindi a rendere disponibili piattaforme multi-evento, con un template brandizzato della app su cui di volta in volta si caricano i dati dell’evento specifico. Il vantaggio per i partecipanti è che la scaricano e imparano a usarla una volta sola per tutti gli eventi dello stesso promotore; il vantaggio per il promotore è il consistente risparmio di tempo e denaro.

5. Aumenterà il social networking tramite dispositivi mobili
Fino a poco tempo fa i badge erano gli unici “strumenti” di networking durante un evento. Ora, e sempre più in futuro, non occorre più passare in rassegna le targhette appuntate sulle giacche per trovare chi si sta cercando grazie agli strumenti di social networking disponibili in rete, anche gratuitamente. Sempre più favorita sarà anche l’integrazione delle app degli eventi con i social media.

6. I sistemi open source apriranno le porte a software gratuiti per l’event management
Piattaforme gratuite come Wordpress e Joomla consentono di costruire siti web anche molto complessi (basti pensare a ebay) e forniscono un grande numero di plug-in (cioè applicazioni) da installare sui siti per svolgere praticamente quasi ogni tipo di attività. Le procedure diventano sempre più semplici e il diffondersi di plug-in specifici per l’event management (registrazione online, vendita stand etc) rende la costruzione del sito di un evento molto meno costosa rispetto alla realizzazione su misura.

7. Il sito dell’evento dovrà essere fruibile da 4 tipi di schermi
Entro la fine del 2013 nel mondo saranno venduti più tablet che computer e oggi il numero degli smartphone in circolazione ha già toccato il miliardo, con previsioni di raddoppio entro due anni. Il sito di un evento deve quindi poter essere visualizzato correttamente e utilizzato per compiervi le operazioni richieste da 4 tipi di schermi: il monitor del computer, la TV, lo smartphone e il tablet. Si chiamano “responsive” e “adaptive” web design. Wordpress e Joomla, per esempio, forniscono plug-in gratuiti perchè adattano automaticamente i siti a ogni dsipositivo.

8. Gli strumenti di aggregazione dei contenuti aiuteranno a gestire le informazioni sull’evento
Aggregare contenuti (content curation) significa trovare contenuti, assemblarli, organizzarli e renderli condivisibili. Questi strumenti sono particolarmente utili nel caso degli eventi, che producono massicce quantità di contenuti e di dati: una volta raccolti e organizzati, possono essere distribuiti a una vasta platea e costituire uno strumento di promozione per l’edizione successiva dell’evento.

9. Il video avrà sempre più rilevanza nel processo di promozione dell’evento
Il video, si sa, è più coinvolgente del testo scritto, genera maggiore engagement ed è fruibile anche dai dispositivi mobili: oggi non servono più grandi budget per produrre video, e le piattaforme di distribuzione sono gratuite (YouTube, Skype, Google Hangouts, Instagram Video, Vine etc). Il trend di utilizzo del video per promuovere, gestire e distribuire i contenuti degli eventi è in ascesa, considerando anche il crescente utilizzo del format degli eventi ibridi per raggiungere un pubblico più ampio.

10. Il geofencing sarà utilizzato da sedi per eventi e organizzatori per fare marketing e gestire la sicurezza
Il geofencing è il sistema attraverso cui si costruisce un perimetro virtuale intorno a un’area geografica (albergo, centro congressi, padiglione fieristico etc). Quando un dispositivo mobile che usa un servizio di geofence entra o esce dal perimetro può ricevere una notifica. Il geofencing, per ora agli albori, è già usato nel campo della sicurezza, ha applicazioni interessanti anche per gli eventi. Per esempio, i partecipanti all’evento possono fare il check-in automaticamente, ricevere informazioni o promozioni a seconda di dove si trovano dentro l’edificio perimetrato, oppure ricevere messaggi di arrivederci una volta che escono dal perimetro. Le attrezzature possono essere taggate e se escono dal perimetro senza autorizzazione l’organizzatore ne viene informato automaticamente.

11. Il 3D sarà impiegato per creare il fattore “wow” negli eventi e nelle fiere
Fra poco, le tecnologie 3D faranno sembrare gli schermi 2D obsoleti come la TV in bianco e nero. Oggi il 3D ad alta risoluzione può essere visualizzato anche senza l’ausilio di occhiali speciali e la sua diffusione in ambito fieristico e nall’ambito degli eventi più spettacolari è solo questione di tempo, perché la tridimensionalità delle immagini attira l’attenzione. Anche il video mapping, un’altra tecnica di proiezione multidimensionale ad elevato tasso di spettacolarità, avrà un'ampia diffusione.

12. Gestione dei dati e contenuti personalizzati diventano realtà anche nel mondo degli eventi
Nel marketing, utilizzare i dati di profilazione di un utente per inviargli contenuti di suo particolare interesse è una prassi diffusa, che diverrà comune anche negli eventi: già oggi sono disponibili strumenti che collegano i dati del CRM con i software di registrazione: in questo modo, i partecipanti ricevono materiali personalizzati e suggerimenti per appuntamenti o contatti in linea con le loro preferenze e interessi professionali. Il prossimo passo sarà raccogliere informazioni sui partecipanti e utilizzarle durante l’evento, non solo prima o dopo. Alcuni sviluppatori di app cominciano a strutturarsi, offrendo prodotti in grado di monitorare dati dai social media, valutare in tempo reale i like degli utenti, analizzarne l’attività online del momento per capire chi sono gli speaker più graditi, quali le sessioni più interessanti e, se necessario, apportare correzioni al programma.

13. Il coinvolgimento dei partecipanti sarà una priorità
Il tradizionale modello della conferenza dove lo speaker parla e il pubblico ascolta passivamente è in declino: oggi i partecipanti vogliono poter commentare e intervenire su quanto si dice, utilizzare i social media mentre ascoltano, essere considerati nella loro individualità, e non solo come un indirizzo email in una lista, prima, durante e dopo l’evento. Per questo social media e app per eventi stanno aprendosi al fenomeno della gamification, cioè dell’utilizzo delle dinamiche del gioco per coinvolgere i partecipanti e stimolarli a trovare soluzioni, fare proposte ed essere interattivi.

14. La tecnologia avanza, ma non sostituirà gli eventi “live” e l’incontro reale fra le persone
Eventi virtuali e ibridi, webinar, trasmissioni in streaming… la tecnologia aiuta ad ampliare la portata del messaggio, a distribuirlo più capillarmente, a velocizzare e semplificare processi. Ma non sostituisce la straordinaria valenza di comunicazione, di costruzione di relazioni, di apprendimento e di business che ha la partecipazione a un evento reale. E questo è un trend sempre attuale.

Fonte / Source:	Event Report
Riferimento al Network OuNet / Relates to:	Outsourcing Network

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